Documentos Fiscais existem na vida de todas as pessoas, seja no dia a dia pessoal, seja no dia a dia de uma empresa, independente de seu tamanho ou atividade. Portanto, compreender o assunto é essencial para entender suas obrigações fiscais.
O que são documentos fiscais?
Documentos Fiscais são a prova da oficialização de uma transação comercial, fiscal ou financeira e que traz lastro para a operação que está sendo realizada.
A emissão de documentos fiscais é uma das obrigações acessórias mais importantes para as mais diversas operações, pois ele prova as transações de vendas, compras, circulação de serviços e mercadorias, tanto entre pessoas jurídicas como pessoas físicas.
Esse documento é obrigatório para garantir o recolhimento de impostos e tributos sobre faturamento.
Tipos de documentos fiscais e sua finalidade
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) modelo 55 – Venda de mercadorias;
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônico (NFC-e) modelo 65 – Venda de mercadorias;
- Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) modelo 59 – Venda de mercadorias;
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) – Prestação de serviços;
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) modelo 57 – Transporte de cargas de terceiros;
- Conhecimento de Transporte para Fretamento e outro Serviços (CT-e OS) modelo 67 – Transporte de Passageiros;
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) modelo 58 – Tem a função de reunir as informações da NF-e e CT-e existente na entrega de uma mercadoria em outro estado ou país.
- Carta de correção Eletrônica (CCe) – Corrigir falhas em alguns campos da NF-e (artigo 19 da Portaria CAT 162/2008).
- Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT) – Trata-se de um número único para cada contrato de frete.
Por quanto tempo devo guardar documentos fiscais?
A princípio, a Legislação determina que os documentos fiscais tenham o prazo de arquivamento por cinco anos.
Ou seja, desta forma transcorre o período de guarda dos documentos relacionados com os tributos no prazo de decadência e prescrição, previstas nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN).
Requisitos para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica
- Certificado digital;
- Credenciamento na Secretaria da Fazenda;
- Preenchimento correto das informações (NCM, CFOP, Unidade, Quantidade, CST, dados de transporte, impostos e informações adicionais);
- Software de emissão de NF-e.
Diferenças entre NF-e e DANFE
Antes de tudo, a NF-e é o documento fiscal vigente para a venda de mercadorias, é um documento totalmente digital que possui um arquivo em formato XML.
Bem como, só pode ser acessado com o software da Secretaria da Fazenda ou softwares de emissão de NF-e. Ela foi criada para substituir a nota fiscal em papel.
O seu objetivo é facilitar a emissão e auxiliar a fiscalização da Receita Federal. Visto que por ela ser toda integrada entre o ERP e o Fisco elimina os ricos de fraude e sonegação fiscal.
Em contrapartida, o DANFE é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, ele é a representação impressa e resumida da NF-e. É o DANFE que acompanha a mercadoria no ato da venda.
Igualmente, vale ressaltar que o DANFE não substitui a NF-e, sendo apenas sua representação na forma impressa.
Em conclusão, as empresas geram um número significativo de documentos fiscais diariamente. Como citamos acima, toda e qualquer operação na empresa, seja compra, venda ou prestação de serviço, vai gerar um documento fiscal.
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