Você sabe como funciona a Contabilidade Digital e os benefícios que ela traz aos escritórios tradicionais e seus clientes? Vamos neste artigo conhecer tudo sobre a Contabilidade Digital, e o que ela agrega para os Contadores e seus clientes.
Com os avanços tecnológicos, a forma de se fazer muitas tarefas do dia-a-dia mudou. Com a Contabilidade não foi diferente. Os clientes estão cada vez mais exigentes e esperam que você acompanhe a transformação digital. Por isso, não há mais lugar para o contador que parou no tempo!
O que é Contabilidade Digital?
A Contabilidade Digital é uma nova modalidade de prestação de serviços contábeis, que surgiu no Brasil em 2015. Essa modalidade surgiu para atender à crescente demanda por otimização de tempo, redução de custos e inovação. As empresas de Contabilidade Tradicionais, incorporaram tecnologia, novos processos e métodos para aumentar a eficiência no atendimento ao cliente. Dessa forma, visando um atendimento mais consultivo, os contadores digitais entregam muito mais valor aos seus clientes.
Atendimento ágil
A Contabilidade Digital utiliza a tecnologia para automatizar os processos de escrituração e demonstração. Dessa forma, o contador pode focar nos resultados obtidos e não mais em procedimentos. Sabe aquela GRU (Guia de Recolhimento da União) ou documento que seu cliente solicitou por e-mail? Qualquer demora na resposta pode comprometer a rotina do seu cliente e até mesmo a reputação dos contadores. Contudo, sabe-se que nem sempre é possível manter o pronto atendimento, pois demandas como essas são pontuais e não entram no seu planejamento diário.
E como tornar essas solicitações em algo simples e rápido de resolver? Simples: tecnologia permite o autoatendimento. Não é tão complexo proporcionar uma interface entre escritório e cliente. Existem diversas ferramentas disponíveis para escritórios de contabilidade, mas uma simples e que já conhecemos é a chamada “Nuvem”. Ela permite uma integração de forma orgânica e 100% disponível, em qualquer lugar, a qualquer momento.
Ferramentas de comunicação, como o WhatsApp por exemplo, também auxiliaram na implementação e crescimento da Contabilidade Digital. Essa ferramenta permite um atendimento ágil e, quando aliadas a um sistema de gestão contábil que priorize o atendimento, ajudam a conquistar o cliente.
Veja alguns exemplos de tarefas que se tornam facilitadas pelo autoatendimento e podem ser feitas diretamente do smartphone ou tablet:
- Download e digitalização de documentos;
- Ajuste do formato do documento antes do envio;
- Reconhecimento ótico de caracteres;
- Localização de documentos buscando por palavras-chave;
- Busca e emissão de CNDs (Certidão Negativa de Débito);
- Armazenamento, registro e controle da periodicidade e do vencimento das CNDs;
- Registro online de todas as solicitações dos clientes;
- Acesso ao histórico de solicitações.
Se o seu escritório oferece um sistema por meio do qual o cliente resolva essas tarefas sozinho, as ferramentas de comunicação passam a ter um uso mais estratégico.
Alguns desafios!
Segurança de Dados e de Identidades: É necessário ter mais do que simples antivírus e cópias dos arquivos em mídias externas. É primordial que os escritórios invistam em ferramentas de proteção de rede e documentos, realizando back-ups periódicos dos documentos em nuvem.
Integração entre informações: Cada vez mais os departamentos não podem trabalhar alheios uns aos outros. Isso pela necessidade de unir informações ou importá-las para algumas tarefas ou pela necessidade de compartilhá-las. Outros fatores que também fazem a integração ser importante são a agilidade e a produtividade. Podemos ilustrar isso com a possibilidade de softwares contábeis já terem a função de importar notas fiscais e arquivos XML automaticamente junto à Secretaria da Fazenda. É muito mais rápido, seguro e eficiente do que receber os documentos fisicamente, verificar a validade de cada um, digitá-los manualmente e armazenar — em locais separados — notas e arquivos.
Acompanhamento das mudanças legislação-processos: As leis sempre mudaram, mas, atualmente, essas alterações abarcam a exigência de determinados softwares. Por exemplo: a resolução mais recente que envolve o Sistema de Escrituração Pública Digital (Sped), estende a exigência da entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) aos negócios de mais de um regime tributário.
Benefícios da Contabilidade Digital
Para quem contrata a Contabilidade Digital pode contar com:
- Foco na eficiência e lucratividade do cliente;
- Sem papéis;
- Honorários equiparados aos praticados pela contabilidade tradicional;
- Serviços completos e de alta qualidade em tempo hábil;
- Atendimento consultivo e personalizado;
- Cobertura de todos os regimes tributários;
- Serviços sem sair da empresa;
Em conclusão, essa nova realidade dos escritórios contábeis pode apresentar desafios. Contudo, com a devida atenção às ferramentas disponíveis, há como garantir um atendimento seguro, ágil. Como os profissionais da contabilidade passaram a ser agentes importantes na gestão de empresas, a contabilidade digital estende diversas vantagens aos clientes.