Quando o assunto é prestar informações ao Governo Federal, você conhece todas as obrigações da empresa? O RH está familiarizado com as declarações exigidas? Não fornecer as declarações ou entregá-las fora do prazo pode trazer grandes contratempos, e até mesmo penalidades financeiras.
Conheça as principais obrigações acessórias e fique atento para não pagar multas!
DIRF
A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma das obrigações tributárias acessórias. Cabe à fonte pagadora, ou seja, a empresa, efetuar a declaração da DIRF. A empresa é obrigada a prestar essas informações independentemente da forma de tributação.
A DIRF tem por função passar diversas informações à Receita Federal:
- Os valores pagos pela empresa a seus colaboradores, incluindo os rendimentos isentos e não tributáveis, na forma da legislação específica;
- Sobre o imposto que incide na renda e/ou contribuições retidos na fonte. O Programa de Integração Social (PIS) e a Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) são exemplos de contribuições retidas na fonte;
- Pagamentos de planos de saúde na modalidade coletivo empresarial para o titular e seus dependentes;
- Valores relativos a deduções.
Como realizar a entrega da DIRF?
O primeiro passo é fazer o download do programa no site da Receita Federal. Após o preenchimento dos campos deve-se fazer a transmissão dos dados e a impressão do recibo.
Lembre-se que as empresas precisam de um certificado digital válido para transmitir a declaração. A exceção são as empresas que optaram pelo Simples Nacional.
As empresas que não encaminharem a DIRF sofrerão multa de 2% ao mês, calculado sobre o valor total do imposto de renda declarado. Porém, o valor é limitado a 20%.
RAIS
O Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS) também é um relatório para fornecer informações ao governo. Visa dar suporte ao controle da atividade trabalhista no país, fornecer dados para a elaboração das estatísticas laborais e disponibilizar informações sobre o mercado de trabalho em geral.
Quem deve declarar a RAIS?
Todos os empregadores são obrigados a entregar a RAIS. Lembrando que a empresa que possui filiais, agências ou sucursais devem entregar a RAIS separadamente por estabelecimento.
O prazo para envio da RAIS ano base 2018 foi até o dia 5 de abril deste ano. Contudo, ainda é possível a entrega e retificação da RAIS fora do prazo, sujeita à multa.
Quem deve ser relacionado na RAIS?
Sua empresa deve declarar os empregados sob o regime da CLT, sendo o contrato de prazo determinado ou indeterminado. A regra também vale para os trabalhadores que prestam serviço em caráter temporário. Mesmo o aprendiz deve ser declarado na RAIS.
Se você contrata prestadores de serviço autônomos, estes não devem ser relacionados na RAIS.
Como a RAIS deve ser informada?
Semelhante à DIRF, deve ser transmitida por meio de um programa instalado no computador, o GDRAIS 2018. Após entregar a RAIS você deverá imprimir o protocolo de entrega.
Sua empresa possui mais de 11 vínculos empregatícios em seu quadro funcional? Atenção! Estas empresas devem transmitir a RAIS 2018 utilizando certificado digital válido padrão ICP Brasil.
Lembrando que a empresa que não entregar a RAIS pode ser multada em R$ 425,64, mais R$ 106,40 por bimestre de atraso na entrega.
CAGED
O que é o CAGED?
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) foi criado pela Lei 4.923/65. Tem por objetivo fornecer ao governo informações para acompanhamento e fiscalização de contratação e demissão de empregados.
O CAGED é fundamental para que sejam realizadas políticas de amparo aos desempregados, bem como para traçar estratégias para a geração de novos empregos.
Por meio do CAGED, ainda, o governo realiza a gestão do seguro desemprego e cria um banco de dados do mercado de trabalho celetista.
Quem deve declarar o CAGED?
Devem declarar o CAGED todos os estabelecimentos que tenham contratado, demitido ou transferido empregados celetistas.
Quem deve ser declarado no CAGED?
Todos os trabalhadores com contrato de trabalho regido pela CLT, por tempo determinado ou indeterminado.
Como fazer a declaração do CAGED?
Faça o download do Aplicativo do CAGED Informatizado (ACI) no site da Secretaria do Trabalho e preencha os campos com as informações solicitadas. A transmissão dos dados é feita eletronicamente.
Se sua empresa possui mais de 20 empregados é preciso adquirir um certificado digital, o que pode ser realizado dentro do próprio sistema.
Lembre-se que, caso o CAGED não seja declarado de maneira correta, a empresa pode sofrer multa. Esta varia de acordo com dois fatores: tempo de atraso na entrega e número de funcionários que constariam no CAGED (funcionários contratados, demitidos ou transferidos no período).
Mas quais são as diferenças entre RAIS e CAGED?
Ficou confuso com as duas declarações? De fato, elas têm funções parecidas. Ambas são importantes para que o governo possa acompanhar e elaborar estatísticas sobre o mercado de trabalho no Brasil.
Mas há algumas diferenças entre elas. A empresa precisa preencher a RAIS anualmente, fornecendo informações sobre todos os empregados, no ano-base específico.
Já a CAGED é preenchida mensalmente, mas apenas nos meses com ocorrências de dispensa, admissão ou transferência de empregados.
Ainda permanecem dúvidas? Conte com a gente para auxiliá-lo a deixar em dia com os processos de sua empresa. A Integra Vale conta com profissionais qualificados que certamente poderão ajudar sua empresa. Entre em contato.