Você já parou para pensar o quanto gasta do seu dia, do seu cérebro, da sua energia diária executando tarefas repetitivas? Ou já colocou na balança a sua prioridade:Tempo x Burocracia?
As vezes, nem percebemos que determinadas atividades se repetem desde a sua origem.
Várias pessoas refazendo a mesma tarefa, sendo que isso poderia ser diferente…
Mas como?
Com muita tecnologia nos processos e procedimentos adotados, conseguimos estreitar esse tempo e sermos mais produtivos, e melhor: com baixo custo.
A Contabilidade é prova disso, porque vem se automatizando a cada dia.
Quer saber mais?
Vem com a gente nesse Blog! Tempo x Burocracia
A automatização Contábil e as Empresas
É sabido que a contabilidade iniciou no Brasil na época colonial, mas foi através do Decreto-Lei nº 9.295 de 27 de maio de 1946, que foram criados os Conselhos Federais e regionais de Contabilidade no país.
Primeiramente o Contador era chamado de Guarda-Livros, incumbido de elaborar contratos e distratos, controlar entrada e saída dinheiro, cuidar de pagamentos e recebimentos, criar correspondências e fazer toda escrituração mercantil.
Ainda mais, também era exigido que se tivesse boa caligrafia e domínio de algumas línguas.
Pelo nome e as exigências para o cargo, logo se via que o referido profissional passava o dia envolto a papéis e burocracia intensa.
Mas, muito tempo se levou para que os processos, antes executados manualmente, fossem aos poucos automatizados.
Haja visto que com o uso da tecnologia e automação dos processos, a contabilidade sofreu uma disruptura, que data da publicação do Livro “O Dilema da Inovação” de Clayton M. Christensen (1952-2020) em 1997.
A crescente modernização dos processos dentro de uma empresa, melhorou muito para os empresários de todos os ramos.
As informações nascidas na empresa, que antes refeitas na contabilidade, passaram a ter vinculação e integração através de softwares de gestão.
Desta forma, houve ganho de qualidade e agilidade, pois estava sendo otimizado o chamado Custo Brasil.
Como já foi dito pelo advogado Kiyoshi Harada:
“A burocracia incontida e os males do individualismo são, sem dúvida alguma, causas que impedem o desenvolvimento socioeconômico do País”.
Como minimizar a burocracia nas empresas?
O chamado Custo Brasil, que nada mais é a expressão usada para se referir a um conjunto de dificuldades estruturais, burocráticas, trabalhistas e econômicas que atrapalham o crescimento do país.
Elas influenciam negativamente o ambiente de negócios, encarecem os preços dos produtos nacionais e custos de logística, comprometem investimentos e contribuem para uma excessiva carga tributária.
A estimativa é que o Custo Brasil retire R$ 1,5 trilhão por ano das empresas instaladas no país, representando 20,5% do Produto Interno Bruto (PIB).
Por isso, é importante reduzir o Custo Brasil, contribuindo desde o seu pequeno negócio, bem como em nosso convívio pessoal.
Otimizar o custo
Para que haja uma otimização desse custo, algumas ações devem ser tomadas na sua empresa:
- Organize os processos de sua empresa, é muito importante identificar os gargalos para se otimizar e definir o fluxo das atividades. Utilizar o método PDCA, onde você consegue percorrer um circuito de atividades, é um bom começo;
- Digitalização de Documentos e Processos, tenha em mente que os documentos já devem nascer digitais, pois a administração, armazenamento e controle de documentos físicos, é um processo dispendioso;
- Ter um Contador de confiança, a terceirização de atividades burocráticas específicas, faz com que você e sua equipe ganhem tempo e possam focar no seu negócio.
É importante verificar se a contabilidade utiliza de recursos tecnológicos para agilidade no atendimento e segurança das informações;
- Sendo o nascimento das informações na empresa, a contabilidade fará a análise e o devido tratamento legislativo, ao invés de ter de ficar debruçados em pilhas de papéis;
- Cumprimento de Prazos: o cumprimento de prazos é um item muito importante em uma empresa, isso porque, quando se perde prazos, seja para qualquer tarefa proposta, gera-se um retrabalho.
Contudo, além de causar transtornos, gera também custos adicionais e perda de tempo. Recomenda-se que a empresa programe sua agenda tributária e financeira a fim de evitar-se pagamentos indevidos ou penalidades;
- Proatividade do Empresário, mesmo a empresa contando com uma assessoria contábil, é importante que o empresário tenha uma postura proativa em relação a documentos e demais assuntos da sua empresa.
Com tudo organizado, o empresário poderá detectar a falta de algum documento ou até se deixou de receber por algum motivo. Essa postura é importante em caso de haver alguma falha nos processos, e com organização, pode-se tomar as medidas dentro dos prazos estabelecidos.
Ganhos na adoção de processos e tecnologias
Gasta-se muito tempo refazendo trabalhos, tratando informações que poderiam ser otimizadas desde o seu nascimento.
Por isso, é importante que você, Empresário, tenha consciência disso, pois seu tempo é precioso e sua hora custa caro!
A adoção de práticas que contribuem para a integração dos processos, a digitalização de documentos, diminuem muito a burocracia e também ajuda ao meio ambiente.
Haja visto que muitos investidores já levam em consideração se a empresa adota a ESG.
Portanto, não fique de fora dessas tendências, debruçado em cima de papéis, correndo atrás de documentos e repetindo tarefas, coloque na balança suas prioridades seu Tempo x Burocracia.
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Frase da semana: “Perder tempo em aprender coisas que não interessam priva-nos de descobrir coisas interessantes.” (Carlos Drummond de Andrade)
Colaboração Gislene Santos
Fontes: DiáriodoAço, Wikipedia e Portal da Indústria.